Der Prozesskopf beschreibt das Anliegen. Der Verlauf hält fest, was dazu eingegangen ist, getan wurde, geplant ist oder noch erwartet wird. Ein Prozessschritt ist die Einordnung eines solchen Inhalts in den Prozess.

1. Öffne einen aktiven lesbaren Prozess und wähle Eintrag hinzufügen.
2. Wähle die Art: Notiz, Telefonat, Teams, Meeting oder Kundenbesuch.
3. Ergänze optional einen Betreff, trage den Inhalt ein und prüfe Ereignisdatum, Beteiligte und gegebenenfalls abweichende Kontaktdaten.
4. Füge bei Bedarf Anhänge hinzu. Pro Datei sind maximal 25 MB vorgesehen.
5. Prüfe die Sichtbarkeit und speichere den Eintrag.

Der Betreff ist optional. Der Inhalt ist für einen neu gespeicherten Eintrag erforderlich. Das Ereignisdatum beschreibt den Zeitpunkt des dokumentierten Inhalts. Neue Einträge lassen sich im aktuellen Serverstand nicht in die Zukunft planen. Für künftige Arbeit nutze eine Aufgabe; zum Warten nutze die ausdrückliche Prozesspause. Ältere geplante Einträge können weiterhin in der Historie erscheinen.

Ein Eintrag dokumentiert Information. Soll jemand eine konkrete Arbeit erledigen, nutze Aufgabe / Rückfrage hinzufügen. Wo die entsprechende Aktion angeboten wird, kann ein vorhandener geeigneter Eintrag in eine Aufgabe überführt werden. Der ursprüngliche Inhalt bleibt dabei erhalten.

Eine aus dem Eingang zugeordnete Mail oder Notiz erscheint als Quelle im Verlauf. Du kannst Originalinhalte und Anhänge prüfen. Antworten zur Aufgabe oder Rückmeldung behalten ihren Bezug zum ursprünglichen Auftrag. Eine Bearbeitung des Arbeitsinhalts ist von einer Bestätigung und vom ursprünglichen Mailinhalt zu unterscheiden.

Mit Mit KI strukturieren kannst du einen angebotenen Arbeitsinhalt auf eigenen Aufruf gliedern und sprachlich straffen lassen. Prüfe den Vorschlag und speichere ihn bewusst. Der Aufruf soll Aussagen erhalten; er erledigt keine Aufgabe, ordnet keinen Kunden verbindlich zu und verschickt keine Mail. Die Funktion setzt die konfigurierte KI-Anbindung voraus.

Formulare können Zwischenstände sichern und wieder aufnehmen. Entwurf sichern ist kein abschließendes Speichern des Schritts. Prüfe den Status am Formular. Durch Abbrechen beziehungsweise das Verwerfen eines Zwischenstands entsteht kein verbindlicher neuer Auftrag. Bereits gespeicherte Inhalte sind davon getrennt.

Mit Prozess einfügen verknüpfst du ein anderes Anliegen, statt dessen gesamten Verlauf zu kopieren.

1. Suche einen bestehenden Zielprozess oder wähle Neuen Prozess erstellen.
2. Bei einem neuen Ziel pflege dessen Prozessangaben. Er entsteht erst beim bestätigten Speichern.
3. Bei einem bestehenden Ziel prüfe die angezeigten lesbaren Inhalte und den Status.
4. Entscheide getrennt über Erwarteter Abschluss bis und Prozess bis zum Abschluss des verknüpften Prozesses pausieren.
5. Speichere mit Prozess einfügen.

Ohne Pause ist die Beziehung zunächst ein Bezug. Mit Pause wird der Ausgangsprozess bis zum erfolgreichen Abschluss des Zielprozesses blockiert; dafür ist eine Frist erforderlich. Eine Frist ohne Pause erzeugt eine Erwartung, blockiert aber nicht allein die Bearbeitung.

Beziehungen dürfen keinen Kreis bilden und ein Prozess darf nicht mit sich selbst verknüpft werden. Bei einem beendeten Ziel musst du dessen Wiederöffnung ausdrücklich wählen; dazu ist nur die zuständige Person des Zielprozesses berechtigt.

Ein Zielabschluss erfüllt die entsprechende Wartebeziehung. Andere Blockaden im Ausgangsprozess bleiben bestehen. Ein abgebrochener Zielprozess erfüllt die Erwartung nicht wie ein erfolgreicher Abschluss. Bei Fristüberschreitung oder Abbruch entsteht ein Aufmerksamkeitssignal. Die Beziehung übergibt nicht die Verantwortung des Ausgangsprozesses.

Eine Verknüpfung gewährt kein zusätzliches Leserecht. Nicht lesbare Zielinhalte werden durch den Ausgangsprozess nicht offengelegt. Prüfe deshalb Sichtbarkeit und Zuständigkeit jedes Prozesses separat.

Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

• Aufgaben und Rückfragen
• Pausen und externe Rückmeldungen
• Zeit und Geld am Eintrag