Eine Pause, eine interne Rückfrage, eine externe Mailrückmeldung und eine Bestätigung haben unterschiedliche Zwecke. Sie dürfen nicht mit dem Abschluss des gesamten Prozesses verwechselt werden.

Die zuständige Person öffnet im aktiven Prozess Prozess pausieren, ergänzt bei Bedarf den Betreff und setzt Pausieren bis auf einen zukünftigen Zeitpunkt. Mit Prozess pausieren wird eine eigene blockierende Pause im Verlauf angelegt.

Beim Erreichen des Zeitpunkts endet die Pause nicht automatisch: Der Prozess bleibt wartend und wird Hot. Beende die Pause bewusst mit der angebotenen Fortsetzungsaktion. Gibt es weitere Blockaden, bleibt der Prozess trotzdem wartend.

Verwende Aufgabe / Rückfrage hinzufügen, delegiere den Auftrag an eine aktive Person und kennzeichne ihn bei Bedarf als Rückfrage. Antwort, Frist, Schätzung und Erledigung bleiben am Auftrag. Die genaue Bedienung steht unter Aufgaben und interne Rückfragen.

1. Öffne als zuständige Person Rückmeldung extern im aktiven Prozess.
2. Wähle einen vorhandenen Ansprechpartner des Kunden oder verwende freie Empfängerangaben.
3. Prüfe die Empfängeradresse. Eine eingetragene E-Mail-Adresse überschreibt für diesen Versand die Adresse des gewählten Ansprechpartners.
4. Gib Betreff und/oder Nachricht an den Kunden ein; mindestens eine der beiden Angaben ist erforderlich.
5. Ergänze bei Bedarf eine Antwortfrist. Entscheide separat über Prozess bis zur Rückmeldung pausieren.
6. Wähle E-Mail senden und Rückmeldung anlegen und prüfe den Versandhinweis.

Die Nachricht verwendet die zentrale Absenderadresse. Die Rückmeldung enthält einen Bezug zum Prozess und zum konkreten Rückmeldungsschritt. Wenn du den Prozess pausierst, ist eine zukünftige Antwortfrist erforderlich. Ohne Pause darf die Rückmeldung ohne Frist bestehen.

Eine Eingabe im Empfängerfeld ist kein automatisches Ändern des Ansprechpartnerstamms. Versandannahme und Zustellung sind getrennt; im Testmodus kann der Versand simuliert sein.

Eine neu importierte zentrale Mail mit eindeutigem Prozessbezug wird dem Prozess zugeordnet. Mit gültigem Bezug auf die offene externe Rückmeldung wird genau diese Rückmeldung als beantwortet geführt und ihre Blockade aufgehoben. Ohne gültigen Einzelbezug entsteht neuer Prozessinhalt; die offene Rückmeldung ist damit nicht automatisch erledigt.

Bei manueller Behandlung nutze die beim konkreten Rückmeldungsschritt angebotene Antwort- beziehungsweise Beendigungsaktion. Eine andere Pause oder Aufgabe wird dabei nicht mitbeendet. Nach Fristüberschreitung bleibt eine unbeantwortete Rückmeldung offen und erfordert Aufmerksamkeit.

Unter Externe Kommunikation → Bestätigung anfordern kann ein dafür geeigneter Prozessschritt bestätigt werden. Speichere seine Änderungen vorher. Bestätigt wird der gespeicherte Text zum Zeitpunkt der Anfrage, ohne Anhänge. Eine neue Anfrage beendet eine noch offene Anfrage für denselben Schritt.

Der Link gilt für die konkrete Anfrage. Eine abgelaufene oder bereits erledigte Anfrage lässt sich nicht erneut bestätigen. Erzeuge bei Bedarf bewusst eine neue Anfrage. Eine spätere Textänderung verändert nicht den bereits angefragten Textstand.

Eine Bestätigung ist weder eine Mailantwort auf eine Rückfrage noch die Erledigung einer Aufgabe oder der Abschluss eines Prozesses. Eine überfällige offene Bestätigung kann ein Aufmerksamkeitssignal erzeugen, pausiert den Prozess aber nicht wie eine ausdrücklich gesetzte Wartebedingung.

Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

• E-Mail-Zuordnung und Antworten
• Gültigkeit und Fristen
• Gespeicherte Einträge