Ein Prozess bildet ein zusammenhängendes Anliegen ab. Er verbindet Kundenbezug, Prozessart, Sichtbarkeit und eine verantwortliche Person mit den zugehörigen Informationen und Arbeitsaufträgen. Eine einzelne Mail oder Notiz ist ein Eintrag; mehrere Einträge können gemeinsam zu einem Prozess gehören.

Ein Projekt kann bei den dafür vorgesehenen Arten, insbesondere Programmierung und Bug, ergänzend gewählt werden. Ein Projekt ersetzt weder Kunde noch Prozess.

Ein Prozess kann aus einem Eingangseintrag über Neuen Prozess erstellen entstehen. Der Eintrag wird dabei als Quelle zugeordnet. Du kannst auch einen Prozess ohne vorhandenen Eingangseintrag anlegen oder über Prozess einfügen bewusst einen neuen verknüpften Prozess erstellen.

1. Gib einen verständlichen Titel ein und ergänze bei Bedarf die Kurzbeschreibung.
2. Prüfe Prozessart, Kunde, Ansprechpartner und Sichtbarkeit.
3. Wähle eine aktive Person, die für die Prozessart zugelassen ist.
4. Speichere. Der Prozess erhält seine Nummer und ist mit seinem Verlauf erreichbar.

Privat ist kein Weg, einen für dich privaten Prozess direkt einer anderen Person zu übergeben. Bei einer Gruppe müssen die notwendigen Mitgliedschaften vorhanden sein. Details stehen unter Sichtbarkeit und Übergabe.

Öffne Prozesse und grenze die Liste mit den angebotenen Filtern ein. Kombiniere Suchbegriffe bei Bedarf mit Plus und Minus. Die Liste zeigt nur Prozesse, die du lesen darfst. Eine andere zuständige Person schließt ein Leserecht nicht automatisch aus.

Im Detail stehen Prozesskopf und Verlauf zusammen. Der aktuelle Bereich bietet Aufgabe / Rückfrage hinzufügen, Eintrag hinzufügen und Prozess einfügen. Die zuständige Person kann zusätzlich Prozess pausieren und Rückmeldung extern verwenden. Der Verlauf zeigt neuere Schritte zuerst und verknüpft Antworten mit ihrem Auftrag.

Neu bedeutet, dass für dich noch ein Hinweis offen ist. Das Öffnen des Prozesses oder das Lesen eines Eintrags markiert ihn nicht automatisch als gesehen. Nutze am einzelnen Hinweis die ausdrückliche Aktion oder im Prozesskopf Alle neuen Inhalte gesehen. Auch eine neue Übergabe kann einen Hinweis erzeugen.

Die zuständige Person öffnet die Bearbeitung des Prozesskopfs, ändert die Angaben und wählt Änderungen speichern. Ein gesicherter Zwischenstand übernimmt die Änderungen noch nicht verbindlich.

Änderst du Zuständig, übergibst du die Verantwortung für den gesamten Prozess. Bereits persönlich zugewiesene Aufgaben wechseln dadurch nicht automatisch zur neuen Person. Die Übergabe verändert außerdem die persönlichen Hinweise und den Arbeitskorb der bisherigen Zuständigkeit. Prüfe nach dem Speichern den sichtbaren Zuständigkeitsnamen.

Die zuständige Person beendet den Prozess bewusst als Abgeschlossen. Vorher müssen neue Inhalte ausdrücklich als gesehen markiert sein. Offene Aufgaben müssen erledigt oder bewusst verworfen sein. Offene Rückmeldungen, unerfüllte Wartebeziehungen und aktive Prozesspausen dürfen den Abschluss nicht mehr verhindern.

Eine Antwort, eine abgelaufene Frist oder eine Restschätzung von null schließt den Prozess nicht automatisch ab. Der Abschluss bestätigt das gesamte Anliegen und ist von der Erledigung einer einzelnen Aufgabe getrennt.

Abgebrochen bedeutet, dass das Anliegen bewusst nicht weitergeführt wird. Auch vor dem Abbruch sind neue Hinweise als gesehen zu bestätigen. Noch offene Aufgaben werden beim Abbruch verworfen. Verknüpfte wartende Prozesse werten einen Abbruch des erwarteten Prozesses nicht als erfolgreichen Abschluss; sie erhalten ein Aufmerksamkeitssignal.

Abgeschlossen und abgebrochen sind erhaltene Zustände, keine Löschung der Historie. Die Zuordnung eines neuen Eingangseintrags über die normale Ablagemaske verwendet aktive Prozesse. Die zuständige Person kann einen beendeten Prozess mit Wieder öffnen bewusst erneut aktivieren. Im Verknüpfungsablauf ist die ausdrückliche Wiederöffnung eines beendeten Zielprozesses ebenfalls möglich und auf dessen zuständige Person begrenzt.

Warum kann ich den Prozess lesen, aber den Kopf nicht ändern? Leserecht und Prozessverantwortung sind getrennt. Warum bleibt er wartend? Es gibt noch mindestens eine blockierende Pause, Aufgabe, Rückmeldung oder Prozessbeziehung. Warum lässt er sich nicht abschließen? Prüfe ungesehene Hinweise und die konkret genannten offenen Bedingungen.

Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

• Status, Fristen und Gültigkeit
• Aufgaben und Rückfragen
• Einträge und Prozessverknüpfungen