In pep4work gibt es keine allgemeine Gültigkeitsdauer, nach der ein Prozess oder Dokument automatisch verfällt. Der fachliche Status, eine Frist, die Sichtbarkeit und die Gültigkeit eines Zugangslinks beschreiben unterschiedliche Dinge.

Eintragszustand und Prozessstatus sind nicht gleich. Das Ablegen einer Mail im Prozess erledigt weder eine offene Aufgabe noch den ganzen Prozess.

Offen und Wartend werden aus den aktiven Bedingungen abgeleitet. Du wählst Wartend nicht unabhängig von einer Pause oder Wartebedingung. Abgeschlossen und Abgebrochen entstehen durch bewusste Beendigungsaktionen.

Hot ist ein zusätzliches Aufmerksamkeitssignal, etwa bei überschrittener Frist oder problematischer Prozessabhängigkeit. Ein Prozess kann gleichzeitig Wartend und Hot sein. Hot bedeutet nicht erledigt und ersetzt keinen Prozessstatus.

Neu bezieht sich auf noch nicht ausdrücklich gesehene Inhalte oder Hinweise für die jeweilige Person. Das bloße Öffnen markiert sie nicht als gesehen. Vor dem Beenden eines Prozesses müssen die für die zuständige Person offenen neuen Hinweise bestätigt werden.

Eine Aufgaben- oder Antwortfrist kann ohne Prozesspause gesetzt werden. Sie beschreibt dann eine erwartete Erledigung oder Antwort. Erst die ausdrücklich aktivierte Pause erzeugt eine Blockade des Prozesses. Bei einer solchen Pause ist eine zukünftige Frist erforderlich.

Bei Fristablauf wird Arbeit nicht automatisch erledigt, eine Rückmeldung nicht automatisch beantwortet und ein Prozess nicht automatisch geschlossen. Eine aktive Pause bleibt bestehen und wird Hot. Erledige, beantworte, verlängere oder beende die konkrete Bedingung bewusst im erlaubten Umfang.

Mehrere Wartebedingungen wirken gemeinsam: Wird nur eine erfüllt, können die anderen den Prozess weiter wartend halten. Ein abgebrochener Zielprozess gilt bei einer Erwartung seines erfolgreichen Abschlusses nicht als erfüllt.

Das Ereignisdatum hält fest, wann ein Telefonat, eine Notiz oder ein anderer Inhalt stattgefunden hat. Neue gewöhnliche Prozesseinträge werden im aktuellen Serverstand nicht für die Zukunft angenommen. Künftige Arbeit gehört in eine Aufgabe, Warten in eine ausdrückliche Pause. Ältere geplante Termine in der Historie sind kein Ablaufdatum des gesamten Prozesses.

Diese Zeiten gelten für den Link beziehungsweise die Anfrage, nicht für das zugehörige Dokument oder den Prozess. Eine neue Bestätigungsanfrage beendet eine vorherige offene Anfrage desselben Schritts.

Ein abgeschlossener Prozess und ein abgelegtes Dokument bleiben grundsätzlich erhalten, solange keine ausdrücklich berechtigte Aktion sie verändert. Daraus folgt keine definierte rechtliche Aufbewahrungsfrist oder automatische Archivbereinigung. Erfasste Kosten und Zeiten stellen ebenfalls keine automatisch erzeugte Rechnung dar.

Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

• Abschluss und Abbruch
• Pausen und Bestätigungen
• Anmeldung und Sitzungen