pep4work unterscheidet das zentrale Postfach und persönliche Postfächer. Eine importierte Mail ist ein Eingangseintrag mit Herkunftsangaben. Ein Abruf allein bedeutet noch keine geprüfte Kundenzuordnung und keine bewusste Ablageentscheidung.

Das zentrale Postfach wird im eingerichteten Betrieb regelmäßig automatisch abgerufen. Persönliche Postfächer richtest du in deinen Einstellungen ein und rufst sie über die angebotene Abrufaktion ab. Prüfe im Eingang den letzten Abruf und mögliche Fehlermeldungen. Eine erfolgreiche Verbindung bestätigt nicht, dass jede Mail fachlich richtig zugeordnet ist.

Der Import berücksichtigt vorhandene Nachrichten unabhängig von ihrem Gelesen-Status im Mailprogramm. Die Vorschau markiert eine Mail dort nicht allein durch das Öffnen als gelesen. Der Abruf erkennt Nachrichten wieder, statt bei jedem Lauf neue Kopien derselben Quelle anzulegen.

Zunächst werden die Angaben für die Eingangsliste übernommen. Beim Öffnen beziehungsweise Übernehmen werden der benötigte Originalinhalt und die Anhänge geladen. Für noch nicht lokal übernommene Inhalte muss die Quelle im Postfach erreichbar bleiben. Aus dem Postfach verschwundene offene Mailquellen können aus der offenen Liste verschwinden; das ist keine abgeschlossene Dokumentablage.

Beim bewussten Ablegen als Dokument oder Zuordnen zu einem Prozess wird die Mail mit Original und zulässigen Anhängen dauerhaft übernommen. Danach versucht pep4work, die Nachricht im Postfach in den konfigurierten Ordner Übernommen zu verschieben. Scheitert nur diese Verschiebung, bleibt die bereits gespeicherte Ablage erhalten; die Oberfläche zeigt eine Warnung. Wiederhole dann nicht unbesehen die fachliche Ablage.

Nicht beachten verschiebt zentrale Post in den konfigurierten Verworfen-Ordner. Bei persönlichen Postfächern bleibt die Nachricht dagegen am bisherigen Ort; nur der offene pep4work-Eintrag wird aus der Bearbeitung genommen. Eintrag löschen verschiebt eine Mail in den konfigurierten Papierkorb. Ohne erfolgreiche erforderliche Verschiebung ist die Entfernung nicht abgeschlossen. Die genaue Ordnerbezeichnung kann je Konto abweichen.

Die Mail enthält den technischen Absender der empfangenen Nachricht. Bei erkannten Weiterleitungen kann pep4work zusätzlich den ursprünglichen Absender zur Zuordnung verwenden. Diese Erkennung ersetzt keine Prüfung: Bei langen Weiterleitungsketten oder zitiertem Inhalt können mehrere Personen vorkommen. Kontrolliere Kunde, Ansprechpartner und verwendete Adresse anhand der Nachricht.

Zentrale Nachrichten können anhand der Empfängerzuordnung einem persönlichen Eingang zugeteilt werden. Die Herkunft bleibt dabei das zentrale Postfach. Eine persönliche Zuordnung ist nicht dasselbe wie eine allgemeine Freigabe.

Unter den betreffenden Feldern stehen kleine Schaltflächen mit Aus der Mail:. Ein Klick übernimmt den vorgeschlagenen Wert in das Feld. Die Vorschläge können aus Absenderangaben, Nachrichtentext, Signaturen und passenden Links stammen. Sie sind Auswahlhilfen, keine verifizierten Kontaktdaten.

Nicht vorgeschlagen werden:

• E-Mail-Adressen, die bereits bei pep4work-Benutzern hinterlegt sind, einschließlich deaktivierter Konten;
• technische Outlook-Kennungen und Adressen aus technischen Nachrichten-ID-Kopfzeilen;
• als Fax oder Telefax gekennzeichnete Nummern und entsprechend erkannte Links;
• doppelte erkannte Werte.

Eine Telefonnummer lässt ohne Kennzeichnung nicht zuverlässig erkennen, ob sie zu einem Fax gehört. Unbeschriftete Faxnummern können deshalb weiterhin als Telefonvorschlag erscheinen. Adressen aus einem zitierten Verlauf können zu anderen Personen gehören; prüfe den Bezug vor der Übernahme. Die Liste ist auf höchstens zwölf Vorschläge je Art begrenzt.

Die Übernahme eines Vorschlags ändert zunächst den Eintrag. Eine Aktualisierung des Ansprechpartnerstamms setzt die entsprechende Übernahmeentscheidung und das Speichern voraus. Bereits im Feld stehende Werte werden nicht allein durch das Anzeigen von Vorschlägen gespeichert.

Der ursprüngliche Mailinhalt und der Arbeitsinhalt haben unterschiedliche Zwecke. Der Prozessverlauf zeigt den relevanten Text möglichst ohne wiederholte zitierte Nachrichtenketten. Das Original bleibt zur Prüfung erreichbar. Ein bearbeiteter oder mit KI strukturierter Arbeitsinhalt ersetzt nicht den ursprünglichen Mailnachweis.

Anhänge werden mit dem Eintrag beziehungsweise der Mail verbunden. Bei Übernahme in einen Prozess bleiben sie an der Quelle erreichbar. Sicherheitsbedingt gesperrte oder zu große Anhänge lassen sich nicht wie normale Dateien öffnen. Prüfe in diesem Fall die Anzeige; die erlaubte Größe eines einzelnen normalen Anhangs beträgt maximal 25 MB.

Beim Import aus dem zentralen Postfach prüft pep4work den Betreff auf Prozessnummern im Format P-JJJJ-NNNNNN. Enthält der Betreff genau eine unterschiedliche vorhandene Prozessnummer, kann die Nachricht direkt diesem Prozess zugeordnet werden. Das hängt nicht allein von einem bekannten Kundenabsender ab.

Bei fehlender, unbekannter oder mehreren unterschiedlichen Prozessnummern ist keine eindeutige automatische Prozesszuordnung möglich; die Mail bleibt zur Bearbeitung im Eingang. Die Regel gilt für neu importierte zentrale Nachrichten, nicht als allgemeine nachträgliche Zuordnung aller vorhandenen Mails und nicht für jeden persönlichen Abruf.

Ein zusätzlicher gültiger Rückmeldungsbezug im Betreff ordnet die Antwort einer konkreten offenen externen Rückmeldung zu. Nur diese Rückmeldung wird beantwortet und ihre Wartebedingung beendet. Ohne passenden Rückmeldungsbezug ist die Mail ein neuer Prozessinhalt; sie erledigt nicht pauschal alle Fragen. Verändere deshalb beim Antworten die vom System erzeugten Bezugsangaben im Betreff möglichst nicht.

Eine eingehende Mail öffnet einen bereits beendeten Prozess nicht automatisch wieder. Prüfe dessen Zustand und neue Inhalte bewusst.

Eine externe Rückfrage erstellst du im aktiven Prozess mit Rückmeldung extern. Für den Versand wird die zentrale Absenderadresse verwendet. Ein sichtbarer Eintrag, eine allgemein lesbare Notiz oder eine Kundenzuordnung versendet für sich allein keine E-Mail.

Für den Versand angenommen beschreibt die Annahme durch den konfigurierten Mailtransport, nicht die nachgewiesene Zustellung beim Empfänger. Im Testmodus kann der Versand simuliert sein. Eine Fehlermeldung musst du prüfen; wiederholtes Senden kann doppelte Nachrichten verursachen.

Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

• Zuordnung und Ablage
• Externe Rückmeldungen
• Postfächer einstellen