Persönliche Einstellungen, fachliche Stammdaten und Administration sind getrennte Bereiche. Menüpunkte und Aktionen stehen nur mit den dafür notwendigen Rechten zur Verfügung.

1. Öffne im Benutzermenü Einstellungen.
2. Hinterlege dein persönliches IMAP-Postfach mit Server-, Benutzer- und Ordnerangaben.
3. Speichere und prüfe im Eingang den Postfachstatus.
4. Verwende die angebotene Abrufaktion, beispielsweise Jetzt abrufen.

Das persönliche Konto ist vom zentralen Postfach getrennt. Der zentrale Abruf läuft im eingerichteten Betrieb automatisch; seine Verwaltung und manuelle zentrale Abrufaktion sind administrativ geschützt. Der letzte Abruf und eine bereinigte Fehlermeldung helfen bei der Diagnose. Eine erfolgreiche Verbindung ist noch keine Kunden- oder Prozesszuordnung.

Zugangsdaten gehören ausschließlich in die vorgesehenen Einstellungen. Trage sie nicht in Prozessnotizen, Wiki-Seiten oder Anhänge ein.

Unter Stammdaten erreichst du die verfügbaren Kunden-, Ansprechpartner- und weiteren Stammdatenbereiche. pep4lic bleibt führend für synchronisierte PEP4-Kunden- und Installationsdaten. Nicht jede in pep4work angezeigte Information ist deshalb dort frei änderbar.

Ein frei erfasster Kundenname oder Ansprechpartner ist zunächst eine Angabe am Eintrag beziehungsweise Prozess. Erst die ausdrückliche Anlage- oder Übernahmeentscheidung erzeugt oder aktualisiert ein Stammdatum. Telefon und E-Mail können für den konkreten Zusammenhang abweichen, ohne dass der Stamm geändert wird.

Mit der passenden Administrationsrolle öffnest du Admin → Benutzer und Rollen. Ein neues Konto braucht Anzeigename, eindeutigen Benutzernamen, gültige E-Mail-Adresse und mindestens eine Rolle. Es wird zunächst deaktiviert angelegt und durch den Einladungslink aktiviert.

Für aktivierte Konten kannst du die vorgesehene Passwort-Wiederherstellung anfordern. Ein Benutzer lässt sich im getrennten Benutzerstatus deaktivieren und reaktivieren. Deaktivierung beendet die Sitzungen und offenen Aktivierungs-/Wiederherstellungslinks. Das eigene Administratorkonto darf nicht deaktiviert, gelöscht oder seiner notwendigen Administrationsrolle beraubt werden.

Löschen ist erst nach Deaktivierung vorgesehen. Wegen erhaltener Arbeits- und Ereignishistorien wird das Konto dabei anonymisiert; technische Referenzen bleiben erhalten. Das ist kein Löschen sämtlicher von dieser Person erzeugten Prozessinhalte.

Die Benutzerverwaltung pflegt auch Freischaltungen für Prozessarten und die entsprechenden Gruppenbezüge. Die Zuständigenauswahl berücksichtigt aktive Konten und Prozessart. Eine allgemein lesbare Prozessart ist nicht mit einer allgemeinen Zuständigkeitsfreigabe für jede Person gleichzusetzen.

Bei gruppengebundenen Prozessen müssen handelnde und zuständige Personen die notwendigen Gruppenrechte besitzen. Erforderliche Mitgliedschaften laufender Zuständigkeiten werden geschützt. Wenn eine Person in der Auswahl fehlt, prüfe Aktivität, Artfreischaltung und Gruppe.

Die Administration enthält je nach Rechten Bereiche wie Postfach, pep4lic, KI-Nutzung und Systemstatus. Prüfe dort die angebotenen Status- und Fehlermeldungen. Ein Versandstatus bestätigt nur den beschriebenen Transportzustand. Für den Versand angenommen ist kein Zustellnachweis.

Die KI-Funktion wird ausdrücklich aus dem jeweiligen Inhalt aufgerufen und benötigt eine eingerichtete Anbindung. KI-Nutzung macht die protokollierte Nutzung zugänglich; sie ersetzt nicht die fachliche Prüfung eines vorgeschlagenen Texts. Konkrete Zugangsdaten und Schlüssel werden nicht in dieser Anleitung dokumentiert.

Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

• Zugang und Navigation
• E-Mail-Abruf und Versand
• Sichtbarkeit und Zuständigkeit