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Dokumente und kombinierte Suche
Unter Dokumente findest du Einträge, die ohne Prozess abgelegt wurden. Ein Dokument kann eine Notiz, eine E-Mail oder ein Inhalt mit Dateianhängen sein. Es ist nicht automatisch eine Aufgabe.
Dokument ablegen und später nutzen
Öffne den Eingangseintrag und wähle unter Ablage → Als Dokument ablegen. Prüfe Kundenbezug, Ansprechpartner und Sichtbarkeit, dann speichere. Der Eintrag verlässt den offenen Eingang, ohne dass ein Prozess entsteht.
Später kannst du das Dokument lesen, seine Anhänge öffnen und im erlaubten Umfang den Kunden-/Ansprechpartnerbezug ergänzen. Soll daraus Arbeit werden, kannst du einen geeigneten abgelegten Eintrag einem aktiven Prozess zuordnen oder einen neuen Prozess daraus erstellen. Die Quelle bleibt erhalten; das Ablegen allein erzeugt keinen Arbeitsauftrag.
Die Dokumentliste zeigt nur Inhalte, die du lesen darfst. Kunden- und Besitzerfilter sowie Suchbegriff grenzen die Treffermenge weiter ein. Ein Filter öffnet keine privaten fremden Dokumente.
Mehrere Begriffe kombinieren
Die gemeinsame Suchsyntax wird in den dafür ausgestatteten Suchfeldern verwendet, unter anderem bei Prozessen, Dokumenten, Aufgaben und Kundensuche. Gesucht wird in den für die jeweilige Liste vorgesehenen Angaben. Es ist keine Suche in sämtlichen Dateiinhalten oder eine semantische KI-Suche.
| Eingabe | Wirkung |
|---|---|
Installation Huber | Beide Begriffe müssen in den durchsuchten Angaben vorkommen. |
Installation + Huber | Wie die Kombination mit Leerzeichen: beide Begriffe erforderlich. |
Installation + Huber + Apokol -Pep | Die drei positiven Begriffe müssen vorkommen; Treffer mit Pep werden ausgeschlossen. |
„neue Installation“ + Huber | Die Wortfolge neue Installation und der weitere Begriff müssen vorkommen. |
P-2026-000001 | Die Prozessnummer wird als zusammenhängender Begriff behandelt; Bindestriche innerhalb einer Kennung sind keine Ausschlüsse. |
Groß- und Kleinschreibung wird nicht unterschieden. Begriffe können Teilwörter treffen. Ein Minus vor einem Suchbegriff schließt ihn aus; es ist kein beliebiger mathematischer Ausdruck. Plus verbindet erforderliche Begriffe, es bedeutet nicht „einer von beiden“. Eine freie ODER-Verknüpfung oder verschachtelte Suchsprache ist nicht beschrieben.
Suche und Filter wirken zusammen
Der Suchbegriff erweitert keine Status-, Kunden- oder Zuständigkeitsfilter. Wenn ein abgeschlossener Prozess bei Aktive Prozesse nicht erscheint, ändere den Statusfilter. Wenn ein Dokument nicht erscheint, prüfe zusätzlich Kundenfilter, Besitzerfilter und Leserecht.
Bei der Ablage an einen bestehenden Prozess sucht die Maske nach geeigneten aktiven Prozessen. Bei Neuen Prozess erstellen wird diese Suche ausgeblendet. Das kombinierte Kundenfeld ersetzt die bisherige Trennung von Suche und Auswahl: Tippe, filtere und wähle den Treffer direkt.
Wenn du nichts findest
Beginne mit einem eindeutigen Begriff oder einer Prozessnummer. Entferne anschließend einzelne Ausschlüsse und prüfe die Filter. Kontrolliere, ob du nach einem Prozess, einem freien Dokument oder einer Aufgabe suchst. Eine Mail mit mehreren Prozessnummern kann noch im Eingang liegen, statt automatisch im erwarteten Prozess abgelegt zu sein.
Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.