Inhaltsverzeichnis
Aufgaben, interne Rückfragen und Arbeitskorb
Eine Aufgabe beschreibt konkrete Arbeit innerhalb eines Prozesses. Sie hat eine eigene beauftragte Person und einen eigenen Erledigungszustand. Eine interne Rückfrage verwendet denselben Aufgabenablauf und ist zusätzlich als Rückfrage gekennzeichnet.
Aufgabe erstellen
- Öffne einen aktiven Prozess und wähle Aufgabe / Rückfrage hinzufügen.
- Trage die Aufgabe ein. Ein Betreff ist optional.
- Ergänze bei Bedarf die Zeitschätzung in Minuten oder Stunden:Minuten, beispielsweise
1:30. - Ohne Delegation wird die Aufgabe dir zugewiesen. Für eine andere Person aktiviere Aufgabe delegieren und wähle Übergeben an.
- Bei einer delegierten Frage kannst du Als Rückfrage kennzeichnen aktivieren.
- Prüfe Frist, Prozesspause und Sichtbarkeit und wähle Speichern.
Die Delegation betrifft genau diese Aufgabe. Sie übergibt nicht den gesamten Prozess. Eine gesicherte Aufgabe ist kein zweiter Prozess und kein frei abgelegtes Dokument.
Frist und Pause getrennt wählen
Die Erledigungs- / Antwortfrist ist ohne Pause optional. Aktivierst du Prozess bis zur Erledigung pausieren, musst du eine zukünftige Frist angeben. Eine Frist allein pausiert den Prozess nicht. Nach Fristüberschreitung bleibt die Aufgabe offen und wird als überfällig hervorgehoben.
Eine fehlende Schätzung ist keine Schätzung von null. Eine Restschätzung von null markiert die Aufgabe nicht als erledigt. Die Erledigung ist eine ausdrückliche Entscheidung.
Meine Aufgaben finden
Unter Aufgaben stehen deine offenen Aufgaben in aktiven Prozessen. Die Auswahl unterscheidet Alle meine Aufgaben, Eigene Aufgaben und Zugewiesene Aufgaben. Auch ein Auftrag aus einem Prozess mit anderer Prozesszuständigkeit kann hier erscheinen.
Die Suche berücksichtigt unter anderem Aufgabentitel, Prozess, Kunde, Datum und Frist. Du kannst Suchbegriffe kombinieren. Die Übersicht zeigt Auftrag, Zuständigkeit, Frist und Schätzung mit dem zugehörigen Prozessbezug.
Bei eingeschränkter Prozesssichtbarkeit erhält die beauftragte Person Zugriff auf den konkreten Auftrag und seine Antworten. Daraus folgt kein Leserecht auf den gesamten fremden Prozess. Antworten übernehmen die Sichtbarkeit des Auftrags.
Antworten und erledigen
Öffne den Auftrag aus der Aufgabenliste oder dem Prozess. Trage deine Antwort ein, passe bei Bedarf die Restschätzung an und erfasse geleistete Zeit. Speichere eine Zwischenantwort, wenn die Arbeit weitergeht. Zum Beenden wähle die ausdrückliche Erledigungsoption.
Die beauftragte oder prozesszuständige Person darf antworten. Die Antwort wird beim konkreten Auftrag abgelegt und bleibt nachvollziehbar. Es gibt keine zusätzliche allgemeine Freigabestufe nach der Antwort. Solange du die Aufgabe nicht ausdrücklich erledigst, bleibt sie offen. Eine leere Antwort ist nur zusammen mit einer ausdrücklichen Erledigung zulässig.
Die Erledigung hebt die von dieser Aufgabe erzeugte Wartebedingung auf. Andere offene Aufgaben, Pausen oder Rückmeldungen bleiben bestehen. Der ganze Prozess wird dadurch nicht automatisch abgeschlossen.
Aufgabe ändern oder verwerfen
Offene Aufgaben können im erlaubten Bearbeitungsumfang geändert werden. Aufgabe, beauftragte Person, Kennzeichnung, Schätzung, Frist und Pause gehören zum Auftrag. Änderungen können bei paralleler Bearbeitung abgewiesen werden; lade dann den aktuellen Stand neu.
Ein Verwerfen ist die bewusste Entscheidung, den Auftrag nicht weiterzuführen. Es ist dem Aufgabenersteller beziehungsweise der prozesszuständigen Person vorbehalten. Beim Abbruch des ganzen Prozesses werden noch offene Aufgaben ebenfalls verworfen.
Arbeitskorb
Der Arbeitskorb ist deine persönliche Bearbeitungsauswahl. Du kannst angebotene Prozesse und Aufgaben hineinnehmen und wieder entfernen. Das verändert weder Sichtbarkeit noch Zuständigkeit noch fachlichen Status. Ein leerer Arbeitskorb bedeutet deshalb nicht, dass alle deine Aufgaben erledigt sind.
Die Zähler unterscheiden Hot beziehungsweise überfällige Arbeit und weitere aktive Inhalte. Eine Prozessübergabe entfernt den Prozess aus dem Arbeitskorb der bisherigen zuständigen Person. Persönlich zugewiesene Aufgaben bleiben durch eine Prozessübergabe grundsätzlich der beauftragten Person zugeordnet.
Stand: 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.