pep4work sammelt Informationen und organisiert daraus Arbeit. Im Eingang entscheidest du, was mit einer Notiz, E-Mail oder einem Dokument geschehen soll. Ein Prozess bündelt ein Anliegen, seine Zuständigkeit und den Verlauf. Aufgaben beschreiben konkrete Arbeit innerhalb eines Prozesses.
Diese Anleitung beschreibt den veröffentlichten Stand 0.1.186 vom 06.10.2026, abgeglichen mit dem Programmcode. Ältere Konzeptdokumente können darüber hinausgehende Ziele enthalten. Eine hier beschriebene Funktion ist keine Zusage über künftige Erweiterungen.
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Eintrag | Eine einzelne Information: beispielsweise Notiz, Telefonat oder E-Mail. Ein Eintrag kann Anhänge besitzen. |
| Eingang | Noch nicht abschließend abgelegte Einträge. Der Eingang ist eine Arbeitsliste, kein E-Mail-Ordner auf dem Mailserver. |
| Dokument | Ein ohne Prozess abgelegter Eintrag. Auch eine E-Mail oder eine Notiz kann auf diese Weise abgelegt werden. Ein Dokument ist nicht zwingend eine hochgeladene Datei. |
| Prozess | Ein zusammenhängendes Anliegen mit Prozessnummer, Titel, Prozessart, Kundenbezug, Sichtbarkeit, zuständiger Person und Verlauf. |
| Prozessschritt | Die Einordnung eines Eintrags, einer Aufgabe, einer Pause oder einer Prozessverknüpfung in den Verlauf. |
| Aufgabe / Rückfrage | Konkreter Arbeitsauftrag im Prozess mit einer beauftragten Person und eigenem Erledigungszustand. |
| Arbeitskorb | Deine persönliche Auswahl von Prozessen und Aufgaben für die Bearbeitung. Er verändert deren fachlichen Zustand nicht. |
| Zwischenstand / Entwurf | Noch nicht verbindlich übernommene Formularangaben. Das Sichern eines Entwurfs ersetzt das abschließende Speichern nicht. |
Der ursprüngliche Eintrag bleibt bei einer Prozesszuordnung erhalten. Bei Neuen Prozess erstellen entstehen ein Prozess und die Zuordnung des Eintrags zu diesem Prozess. Die E-Mail selbst wird dabei nicht in einen Prozess umgewandelt.
Eine Kundenmail meldet ein Installationsproblem. Du ordnest sie dem Kunden und einem Ansprechpartner zu. Gibt es bereits einen passenden offenen Prozess, legst du die Mail dort ab. Andernfalls erstellst du einen neuen Prozess und bestimmst die zuständige Person. Im Prozess delegierst du eine Prüfung an einen Kollegen. Dessen Antwort bleibt bei der Aufgabe. Musst du zusätzlich auf den Kunden warten, legst du eine externe Rückmeldung mit Antwortfrist und Prozesspause an. Eine passende Antwort beendet diese Rückmeldung; andere offene Aufgaben oder Pausen bleiben bestehen.
Eine reine Information ohne Arbeitsbedarf kannst du dagegen als Dokument ablegen. Unerhebliche Post behandelst du im geöffneten Eingangseintrag unter Keine Ablage.
Die Sichtbarkeit in pep4work ersetzt keinen Versand an Kunden. Zeit- und Geldpositionen sind noch keine Rechnung und keine vollständige Kostenfirmenabrechnung. Ein umfassender Hardware-Auftragsablauf ist nicht Bestandteil dieser Anleitung. Die Suchsyntax arbeitet mit Begriffen und Ausschlüssen; sie ist keine semantische KI-Suche.