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Eingänge und E-Mails bearbeiten

Im Eingang entscheidest du, ob eine Nachricht oder Notiz zu einem Prozess gehört, als freies Dokument abgelegt wird oder unbeachtet bleibt. Für E-Mails muss ein zentrales oder persönliches Postfach eingerichtet sein.

Eingänge finden

  1. Öffne Eingang. Die Haken Öffentlich und Meine sind zunächst aktiv. Alle ergänzt fremde, für dich sichtbare Eingänge.
  2. Nutze bei Bedarf den Herkunftsfilter. Die Auswahl wird unmittelbar übernommen.
  3. Über Jetzt abrufen kannst du ein für dich verfügbares Postfach manuell abgleichen. Der letzte Abruf und ein möglicher Fehler stehen beim Postfach.
  4. Öffne den Eintrag, um Inhalt und Anhänge anzusehen. Das Öffnen einer noch nicht übernommenen Mail markiert sie auf dem IMAP-Server nicht als gelesen.

Noch nicht abgelegte Mails bleiben im Postfach führend. Erst die bewusste Ablage übernimmt Inhalt und sichere Anhänge dauerhaft in pep4work. Wenn eine Mail vor der Ablage im Postfach verschoben oder gelöscht wird, kann sie nach dem nächsten Abgleich aus dem Eingang verschwinden.

Eine Mail oder Notiz zuordnen

  1. Öffne den Eintrag und wähle bei Ablage eine der Möglichkeiten: Als Dokument ablegen, an einen bestehenden Prozess anhängen oder Prozess erstellen und anhängen.
  2. Prüfe Kunde und Ansprechpartner. Erkannte oder aus der Mail vorgeschlagene Angaben kannst du ändern. Neue Stammdaten entstehen nur, wenn du ihre Anlage bewusst auswählst.
  3. Wähle bei einem neuen Prozess Prozessart, Sichtbarkeit und zuständige Person. Speichere die Zuordnung.
  4. Prüfe danach den Link zum zugeordneten Prozess oder das gespeicherte Dokument.

Eine weitergeleitete Mail kann einen Vorschlag für den ursprünglichen Absender liefern. Prüfe ihn vor der Übernahme. Ein bestehender Prozesskunde wird beim Anhängen nicht ungefragt überschrieben.

Selbst einen Eintrag erfassen

Wähle Neue Notiz. Die Schnellwahl bietet Notiz, Telefonat und Teams; weitere Arten stehen unter Weitere Art. Trage Inhalt und Ereignisdatum ein, ergänze optional Betreff und Anhänge und wähle anschließend die Ablage. Gesicherte Zwischenstände werden im Eingang angezeigt. Zwischenstand verwerfen entfernt den Entwurf.

Nicht beachten schließt eine Mail ohne fachliche Ablage ab und verschiebt sie in den dafür konfigurierten Postfachordner. Löschen legt eine Mail im Papierkorb des Postfachs ab. Prüfe die Bestätigung vor diesen Aktionen.

Stand: 25.09.2026 · lokal 0.1.80; echte IMAP-Abläufe und produktive Bereitstellung sind nicht vollständig abgenommen.

Siehe auch