====== Eingang, Zuordnung und Ablage ====== Im **Eingang** bearbeitest du Informationen, für die noch keine abschließende Ablageentscheidung getroffen wurde. Dazu gehören manuell erfasste Notizen und importierte E-Mails. Das Speichern einer Notiz allein bedeutet noch nicht, dass sie einem Kunden oder Prozess zugeordnet ist. ===== Eingang eingrenzen ===== Wähle **Gemeinsamer Eingang**, **Meine** oder – soweit zugänglich – **Persönliche Eingänge anderer**. Herkunft, Eigentümer und Sichtbarkeit sind dabei getrennte Merkmale. Ein persönlicher Eintrag wird durch diesen Filter nicht automatisch allgemein lesbar. Eine neue Notiz kannst du bereits mit Kundenbezug erfassen oder zunächst ohne Zuordnung sichern. Öffne einen noch nicht zugeordneten Eintrag anschließend aus dem Eingang. Prüfe die angezeigten Angaben und Originalinhalte, bevor du ihn ablegst. ===== Kunde und Ansprechpartner zuerst zuordnen ===== - Öffne **Kunde und Ansprechpartner**. Fehlt die Zuordnung, ist dieser Bereich beim bearbeitbaren Eintrag bereits geöffnet. - Suche den Kunden im kombinierten Such- und Auswahlfeld. Wähle einen Treffer; der Treffer wird als Auswahl übernommen. Beim erneuten Tippen ersetzt du den ausgewählten Suchtext. - Wähle einen Ansprechpartner oder trage freie Angaben ein. Telefon und E-Mail des gewählten Ansprechpartners kannst du für diesen Eintrag überschreiben. - Prüfe die angebotenen Übernahmeoptionen und wähle **Zuordnung speichern**. Diese Aktion speichert den Kontext, lässt den Eintrag aber zunächst im Eingang. Der gewählte Kunde grenzt die nachfolgende Prozesssuche ein. Seine Angaben können die Felder für einen neuen Prozess oder die Dokumentablage vorbelegen. Noch nicht gespeicherte Kontextänderungen musst du vor der anschließenden Ablage speichern. Auch ein bereits frei abgelegtes, bearbeitbares Dokument kann seinen Kunden- und Ansprechpartnerbezug separat erhalten. Die Funktion ist keine allgemeine Bearbeitungsfreigabe für fremde oder bereits im Prozess gebundene Einträge. ===== Freien Ansprechpartner als Stammdatum anlegen ===== Bei freien Ansprechpartnerangaben kannst du die angebotene Option zum Speichern als Ansprechpartner wählen. Sie ist zunächst nicht angehakt. Dafür muss ein vorhandener Kunde gewählt sein; bei einem freien Kunden muss auch dessen ausdrückliche Anlage vorgesehen sein. Mit **Zuordnung speichern** wird der neue Ansprechpartner angelegt. Anschließend ist er im Zuordnungsbereich und in den darunterliegenden Ablagefeldern direkt ausgewählt. Du musst ihn nicht noch einmal suchen. ===== Telefon und E-Mail übernehmen ===== Eine Änderung im Eintrag überschreibt nicht automatisch den Ansprechpartnerstamm. Die Übernahmeoption erscheint für Telefon beziehungsweise E-Mail erst, wenn der jeweilige Wert vom ursprünglichen Stammdatum abweicht. Ohne Änderung bleibt sie verborgen. War das Stammdatenfeld leer, ist die Übernahme einer Ergänzung zunächst angehakt. War bereits ein Wert vorhanden, ist sie zunächst nicht angehakt. Prüfe die Entscheidung je Feld vor dem Speichern. Auch das bewusste Leeren eines vorhandenen Wertes ist eine Änderung und kann bei gewählter Übernahme das Stammdatum leeren. Vorschläge aus einer Mail füllen zunächst nur das Feld. ===== Die vier Ablageentscheidungen ===== ^ Auswahl unter Ablage ^ Nächster Schritt ^ Ergebnis ^ | Bestehendem Prozess zuordnen | Aktiven, für dich lesbaren Prozess suchen und auswählen; Zuordnung speichern. | Der erhaltene Eintrag erscheint als Quelle im Prozess und verlässt den offenen Eingang. | | Neuen Prozess erstellen | Prozessangaben erfassen und speichern. | Ein neuer Prozess entsteht. Der erhaltene Eintrag wird als Quelle zugeordnet und verlässt den offenen Eingang. | | Als Dokument ablegen | Die für die Dokumentablage relevanten Angaben prüfen und speichern. | Der Eintrag ist ohne Prozess abgelegt und unter Dokumente auffindbar. | | Keine Ablage | Bei einer Mail Nicht beachten oder – wenn berechtigt – Eintrag löschen wählen. | Die jeweilige Aktion entfernt den Eintrag aus dem offenen Eingang; es entsteht keine fachliche Ablage. | Bei einem bestehenden Prozess siehst du dessen Suche und Auswahl. Die Felder zur Erstellung eines neuen Prozesses sind ausgeblendet. Bei einem neuen Prozess siehst du dessen Erfassungsfelder; die Suche nach bestehenden Prozessen ist ausgeblendet. Die Dokumentablage zeigt ihre eigenen Felder. **Keine Ablage** blendet diese Ablagefelder und den normalen Speicherknopf aus. **Nicht beachten** steht im geöffneten Eintrag nur unter **Keine Ablage** und nur für E-Mails zur Verfügung. **Eintrag löschen** ist dort die rote Aktion mit Rückfrage. Diese Auswahl erweitert keine Löschrechte. In der Eingangsliste existieren zusätzlich direkte beziehungsweise Sammelaktionen; ihre Verfügbarkeit richtet sich nach Eintragsart und Rechten. ===== Einen bestehenden Prozess auswählen ===== - Wähle **Bestehendem Prozess zuordnen**. - Suche beispielsweise mit ''Installation + Musterkunde -Test'' und prüfe den Kundenfilter. - Wähle den passenden Prozess anhand Nummer, Titel und Kunde. - Speichere die Zuordnung. Es wird kein zweiter Prozess angelegt. Prozesskopf und Zuständigkeit des bestehenden Prozesses werden durch die Auswahl nicht stillschweigend überschrieben. Ist kein geeigneter aktiver Prozess verfügbar, prüfe Filter und Leserecht oder lege bewusst einen neuen Prozess an. ===== Einen neuen Prozess aus dem Eingang anlegen ===== Wähle **Neuen Prozess erstellen** und pflege Titel, gegebenenfalls Kurzbeschreibung, Prozessart, Kunden-/Ansprechpartnerbezug, Sichtbarkeit und zuständige Person. Ein Titel und eine geeignete aktive zuständige Person sind erforderlich. Ein Projektbezug wird nur bei den dafür vorgesehenen Prozessarten angeboten. Der Eintrag und seine Anhänge bleiben erhalten. Der Prozess erhält eine eigene Nummer, beispielsweise ''P-2026-000001''. Der Prozess ist das Anliegen; die ursprüngliche Mail oder Notiz ist seine Quelle. ===== Nicht beachten und Löschen unterscheiden ===== **Nicht beachten** kennzeichnet eine Mail als bewusst nicht zu bearbeiten. **Eintrag löschen** ist die getrennte Löschentscheidung. Beides ist weder Prozessabschluss noch Dokumentablage. Bei einer Mail wirkt die Aktion auch auf das Postfach: **Eintrag löschen** verschiebt die Nachricht in den konfigurierten Papierkorb. **Nicht beachten** verschiebt zentrale Post in den konfigurierten Verworfen-Ordner; bei persönlichen Postfächern bleibt die Nachricht im bisherigen Ordner und wird nur in pep4work nicht mehr beachtet. Eine fehlgeschlagene erforderliche Verschiebung verhindert die erfolgreiche Entfernung; prüfe die Fehlermeldung. ===== Wenn Speichern nicht klappt ===== Speichere offene Kunden-/Ansprechpartneränderungen zuerst. Prüfe Pflichtfelder, die aktive Zuständigkeit und die Sichtbarkeitsregeln. Wurde der Eintrag zwischenzeitlich verändert, lade ihn neu und prüfe den aktuellen Stand, bevor du erneut speicherst. Ein gesicherter Entwurf ist noch kein fertig abgelegter Eintrag. **Stand:** 06.10.2026 · pep4work 0.1.186. ===== Siehe auch ===== * [[pep4work:email|E-Mails und Kontaktvorschläge]] * [[pep4work:prozesse|Prozesse anlegen und bearbeiten]] * [[pep4work:dokumente_suche|Dokumente und Suche]]