PEP4

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====== Sichtbarkeit, Zuständigkeit und Übergabe ======

Sichtbarkeit legt fest, wer Informationen lesen darf. Zuständigkeit legt fest, wer den Prozess verantwortet. Eine Aufgabe hat zusätzlich eine eigene beauftragte Person. Diese Entscheidungen sind getrennt.

===== Prozesssichtbarkeit =====

^ Auswahl ^ Bedeutung ^
| Allgemein | Für angemeldete berechtigte Benutzer der Anwendung lesbar. Das ist keine Veröffentlichung im Internet. |
| Privat | Im normalen Prozesszugriff auf die zuständige Person begrenzt. Bei der Anlage ist ein privater Prozess dir selbst zuzuweisen. |
| Gruppe | Für die dafür berechtigten Mitglieder der gewählten Gruppe. Die handelnde und zuständige Person müssen die erforderlichen Gruppenrechte besitzen. |

Prozessart und Benutzerfreischaltung begrenzen zusätzlich, wer zuständig sein darf. Ein Konto muss aktiv sein. Die Benutzerverwaltung darf notwendige Gruppenmitgliedschaften eines zuständigen Benutzers nicht einfach so entfernen, dass seine Prozesse unzugänglich werden.

===== Einzelne Inhalte können enger geschützt sein =====

Die Sichtbarkeit eines Prozesskopfs öffnet nicht automatisch jeden einzelnen Eintrag. Einträge können ihre eigene private oder gruppengebundene Sichtbarkeit besitzen. Ein privat erfasster Inhalt wird durch das Zuordnen zu einem allgemein lesbaren Prozess nicht pauschal allgemein lesbar.

Bei einer delegierten Aufgabe kann die beauftragte Person den konkreten Auftrag und seine Antworten erreichen, ohne alle Inhalte des übergeordneten Prozesses zu sehen. Antworten übernehmen die Sichtbarkeit des Auftrags. Ebenso erweitert eine Prozessverknüpfung keine Leserechte auf den Zielprozess.

===== Den ganzen Prozess übergeben =====

  - Öffne als bisher zuständige Person die Bearbeitung des Prozesskopfs.
  - Prüfe die Prozessart und Sichtbarkeit. Wähle eine für die Art geeignete aktive Person unter **Zuständig**.
  - Bei einer Gruppe müssen die erforderlichen Mitgliedschaften stimmen. Für eine Übergabe eines privaten Prozesses ist vorher eine passende Sichtbarkeit nötig.
  - Speichere mit **Änderungen speichern** und prüfe die neue Zuständigkeit.

Die neue Person übernimmt die Prozessverantwortung und erhält einen neuen Hinweis. Hinweise der bisherigen Zuständigkeit werden entsprechend behandelt; der Prozess wird aus deren persönlichem Arbeitskorb entfernt. Nach der Übergabe darf die alte Person den Kopf nicht allein aufgrund ihrer früheren Zuständigkeit weiter bearbeiten. Ein verbleibendes Leserecht richtet sich nach der aktuellen Sichtbarkeit.

Wo direkt nach der Übergabe **Rückgängig** angeboten wird, kannst du sie unter den geprüften Voraussetzungen zurücknehmen. Das ist keine allgemeine spätere Übernahmefunktion. Eine zwischenzeitlich veränderte Zuständigkeit, ein beendeter Prozess oder fehlende Rechte verhindern die Rücknahme.

===== Nur eine Aufgabe delegieren =====

Für einzelne Arbeit nutze **Aufgabe delegieren → Übergeben an**. Die Prozessverantwortung bleibt unverändert. Bereits persönlich zugewiesene Aufgaben werden bei einer späteren Prozessübergabe nicht automatisch auf die neue prozesszuständige Person übertragen.

**Beispiel:** Du verantwortest ein Kundenanliegen und übergibst nur die technische Prüfung an eine Kollegin. Sie bearbeitet die Aufgabe und antwortet dort. Du bleibst für den Gesamtprozess verantwortlich. Erst eine Änderung von **Zuständig** im Prozesskopf übergibt das gesamte Anliegen.

===== Typische Missverständnisse =====

Ein Kundenbezug ist kein Leserecht. Ein persönlicher Eingang ist keine automatische Prozesszuständigkeit. Ein Arbeitskorb ist keine Übergabe. Allgemeine Sichtbarkeit ist kein externer Mailversand. Adminrechte sind nicht als pauschale Fachberechtigung für jeden privaten Inhalt zu verstehen; die angebotenen Aktionen und serverseitigen Rechte bleiben maßgeblich.

**Stand:** 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

===== Siehe auch =====

  * [[pep4work:prozesse|Prozess bearbeiten]]
  * [[pep4work:aufgaben|Aufgabe delegieren]]
  * [[pep4work:einstellungen|Benutzer und Gruppen verwalten]]