PEP4

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====== Pausen und Rückmeldungen bearbeiten ======

Für einen aktiven Prozess gibt es getrennte Aktionen: **Prozess pausieren**, **Rückmeldung intern** und **Rückmeldung extern**. Die zuständige Person entscheidet, ob der Prozess wirklich warten soll.

===== Einen Prozess pausieren =====

  - Öffne **Prozess pausieren** und trage **Pausieren bis** ein. Betreff und Grund sind optional.
  - Speichere die Pause. Der Grund und später auch ihr Ende bleiben im Verlauf.
  - Wähle **Prozess fortführen**, wenn die Arbeit weitergeht. Nach Ablauf der Pausenfrist wird der Prozess zur Prüfung hervorgehoben, bis du die Pause beendest.

===== Eine Kollegin oder einen Kollegen fragen =====

  - Öffne **Rückmeldung intern**, wähle die Person und schreibe die Frage.
  - Aktiviere **Auf Antwort warten** nur, wenn der Prozess bis zur Antwort warten soll. Die anfängliche Frist beträgt dann zwei Werktage und kann geändert werden.
  - Die empfangende Person findet die Frage unter **Offene Rückfragen an mich** und beantwortet sie auf einer eigenen Seite. Sie sieht dabei den Prozesskopf und nur den Verlauf, für den sie Leserecht besitzt.
  - Die Antwort oder das bewusste Beenden der Rückfrage löst das Warten. Frage und Antwort bleiben im Prozessverlauf.

===== Einen externen Ansprechpartner fragen =====

  - Öffne **Rückmeldung extern**. Wähle einen Ansprechpartner oder trage Name und E-Mail-Adresse ein.
  - Prüfe den angezeigten Empfänger. Eine ausdrücklich eingetragene E-Mail-Adresse hat Vorrang vor der Adresse des gewählten Kontakts.
  - Schreibe Betreff oder Nachricht und entscheide, ob du **Auf Antwort warten** aktivierst. Die anfängliche Frist beträgt dann drei Werktage.
  - Prüfe nach dem Versand den gespeicherten Versandstatus im Verlauf. Eine Annahme durch den Mailtransport bestätigt noch keine Zustellung.

Antwortet der Kunde mit der eindeutigen Prozessnummer im Betreff, kann die Mail dem Prozess zugeordnet werden. Nur die zusätzlich gültige Kennung der konkreten Rückfrage beendet deren Warten automatisch. Andernfalls erfasst du die erhaltene Rückmeldung am offenen Schritt oder beendest die Rückfrage bewusst. Eine zugeordnete neue Mail wird dem Zuständigen als **Neue Nachricht empfangen** angezeigt.

**Werktage** sind Montag bis Freitag; Feiertage werden bei den Standardfristen nicht berücksichtigt.

**Stand:** 25.09.2026 · lokal 0.1.80. Echter Versand und Antwortzuordnung wurden im Testsystem vom Nutzer bestätigt; produktive Bereitstellung und vollständige Browserprüfung dieser Fassung stehen aus.

===== Siehe auch =====

  * [[pep4work:prozesse|Prozesse anlegen und organisieren]]
  * [[pep4work:einstellungen|Postfächer und Benutzer verwalten]]