PEP4

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====== Status, Fristen und Gültigkeit ======

In pep4work gibt es keine allgemeine Gültigkeitsdauer, nach der ein Prozess oder Dokument automatisch verfällt. Der fachliche Status, eine Frist, die Sichtbarkeit und die Gültigkeit eines Zugangslinks beschreiben unterschiedliche Dinge.

===== Eintragszustand =====

^ Zustand ^ Bedeutung ^
| Offen im Eingang | Der Eintrag ist erfasst oder importiert, aber noch nicht abschließend abgelegt. Eine separat gespeicherte Kundenzuordnung kann bereits bestehen. |
| Als Dokument abgelegt | Der Eintrag ist ohne Prozess abgelegt. Er bleibt entsprechend seinen Rechten auffindbar. |
| Einem Prozess zugeordnet | Der Eintrag ist im Prozess gebunden, beispielsweise als Quelle oder weiterer Inhalt. |
| Nicht beachtet | Eine Mail wurde bewusst aus der offenen Bearbeitung genommen. |
| Gelöscht | Der Eintrag wurde über die dafür erlaubte Löschaktion aus der normalen Bearbeitung entfernt. |

Eintragszustand und Prozessstatus sind nicht gleich. Das Ablegen einer Mail im Prozess erledigt weder eine offene Aufgabe noch den ganzen Prozess.

===== Prozessstatus =====

^ Status ^ Bedeutung ^
| Offen | Aktives Anliegen ohne aktuell blockierende Wartebedingung. |
| Wartend | Aktives Anliegen mit mindestens einer blockierenden Pause, Aufgabe, Rückmeldung oder Wartebeziehung. |
| Abgeschlossen | Das Gesamtanliegen wurde bewusst erfolgreich beendet; offene Abschlussbedingungen müssen vorher erfüllt sein. |
| Abgebrochen | Das Anliegen wurde bewusst nicht weitergeführt; offene Aufgaben werden verworfen. |

Offen und Wartend werden aus den aktiven Bedingungen abgeleitet. Du wählst Wartend nicht unabhängig von einer Pause oder Wartebedingung. Abgeschlossen und Abgebrochen entstehen durch bewusste Beendigungsaktionen.

===== Hot und Neu =====

**Hot** ist ein zusätzliches Aufmerksamkeitssignal, etwa bei überschrittener Frist oder problematischer Prozessabhängigkeit. Ein Prozess kann gleichzeitig **Wartend** und **Hot** sein. Hot bedeutet nicht erledigt und ersetzt keinen Prozessstatus.

**Neu** bezieht sich auf noch nicht ausdrücklich gesehene Inhalte oder Hinweise für die jeweilige Person. Das bloße Öffnen markiert sie nicht als gesehen. Vor dem Beenden eines Prozesses müssen die für die zuständige Person offenen neuen Hinweise bestätigt werden.

===== Frist ohne Pause und Frist mit Pause =====

Eine Aufgaben- oder Antwortfrist kann ohne Prozesspause gesetzt werden. Sie beschreibt dann eine erwartete Erledigung oder Antwort. Erst die ausdrücklich aktivierte Pause erzeugt eine Blockade des Prozesses. Bei einer solchen Pause ist eine zukünftige Frist erforderlich.

Bei Fristablauf wird Arbeit nicht automatisch erledigt, eine Rückmeldung nicht automatisch beantwortet und ein Prozess nicht automatisch geschlossen. Eine aktive Pause bleibt bestehen und wird Hot. Erledige, beantworte, verlängere oder beende die konkrete Bedingung bewusst im erlaubten Umfang.

Mehrere Wartebedingungen wirken gemeinsam: Wird nur eine erfüllt, können die anderen den Prozess weiter wartend halten. Ein abgebrochener Zielprozess gilt bei einer Erwartung seines erfolgreichen Abschlusses nicht als erfüllt.

===== Termin und Ereignisdatum =====

Das Ereignisdatum hält fest, wann ein Telefonat, eine Notiz oder ein anderer Inhalt stattgefunden hat. Neue gewöhnliche Prozesseinträge werden im aktuellen Serverstand nicht für die Zukunft angenommen. Künftige Arbeit gehört in eine Aufgabe, Warten in eine ausdrückliche Pause. Ältere geplante Termine in der Historie sind kein Ablaufdatum des gesamten Prozesses.

===== Wirklich befristete Links =====

^ Link ^ Gültigkeit im aktuellen Stand ^
| Kontoaktivierung | Sieben Tage; einmal verwendbar. Eine neue Einladung ersetzt die vorherige. |
| Passwort-Wiederherstellung | 30 Minuten; einmal verwendbar. |
| Schrittbestätigung per QR-Code | Zehn Minuten; die konkrete Anfrage kann einmal bestätigt werden. |
| Schrittbestätigung per E-Mail | Zwei Tage; die konkrete Anfrage kann einmal bestätigt werden. |

Diese Zeiten gelten für den Link beziehungsweise die Anfrage, nicht für das zugehörige Dokument oder den Prozess. Eine neue Bestätigungsanfrage beendet eine vorherige offene Anfrage desselben Schritts.

===== Erhaltene Historie und Rechnung =====

Ein abgeschlossener Prozess und ein abgelegtes Dokument bleiben grundsätzlich erhalten, solange keine ausdrücklich berechtigte Aktion sie verändert. Daraus folgt keine definierte rechtliche Aufbewahrungsfrist oder automatische Archivbereinigung. Erfasste Kosten und Zeiten stellen ebenfalls keine automatisch erzeugte Rechnung dar.

**Stand:** 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.

===== Siehe auch =====

  * [[pep4work:prozesse|Abschluss und Abbruch]]
  * [[pep4work:rueckmeldungen|Pausen und Bestätigungen]]
  * [[pep4work:anmeldung|Anmeldung und Sitzungen]]