Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen der Seite angezeigt.

--- pep4work:rueckmeldungen [2026/09/25 22:11] – pep4work-Anleitung Entwicklungsstand 0.1.80 codex
+++ pep4work:rueckmeldungen [2026/10/06 13:37] (aktuell) – Bedienungsanleitung mit pep4work 0.1.186 abgeglichen (06.10.2026) codex
@@ Zeile 1: / Zeile 1: @@
-====== Pausen und Rückmeldungen bearbeiten ======
+====== Pausen, externe Rückmeldungen und Bestätigungen ======
-Für einen aktiven Prozess gibt es getrennte Aktionen: **Prozess pausieren**, **Rückmeldung intern** und **Rückmeldung extern**. Die zuständige Person entscheidet, ob der Prozess wirklich warten soll.
+Eine Pause, eine interne Rückfrage, eine externe Mailrückmeldung und eine Bestätigung haben unterschiedliche Zwecke. Sie dürfen nicht mit dem Abschluss des gesamten Prozesses verwechselt werden.
-===== Einen Prozess pausieren =====
+===== Prozess bewusst pausieren =====
-  - Öffne **Prozess pausieren** und trage **Pausieren bis** ein. Betreff und Grund sind optional.
+Die zuständige Person öffnet im aktiven Prozess **Prozess pausieren**, ergänzt bei Bedarf den Betreff und setzt **Pausieren bis** auf einen zukünftigen Zeitpunkt. Mit **Prozess pausieren** wird eine eigene blockierende Pause im Verlauf angelegt.
-  - Speichere die Pause. Der Grund und später auch ihr Ende bleiben im Verlauf.
-  - Wähle **Prozess fortführen**, wenn die Arbeit weitergeht. Nach Ablauf der Pausenfrist wird der Prozess zur Prüfung hervorgehoben, bis du die Pause beendest.
-===== Eine Kollegin oder einen Kollegen fragen =====
+Beim Erreichen des Zeitpunkts endet die Pause nicht automatisch: Der Prozess bleibt wartend und wird Hot. Beende die Pause bewusst mit der angebotenen Fortsetzungsaktion. Gibt es weitere Blockaden, bleibt der Prozess trotzdem wartend.
-  - Öffne **Rückmeldung intern**, wähle die Person und schreibe die Frage.
+===== Interne Rückfrage =====
-  - Aktiviere **Auf Antwort warten** nur, wenn der Prozess bis zur Antwort warten soll. Die anfängliche Frist beträgt dann zwei Werktage und kann geändert werden.
-  - Die empfangende Person findet die Frage unter **Offene Rückfragen an mich** und beantwortet sie auf einer eigenen Seite. Sie sieht dabei den Prozesskopf und nur den Verlauf, für den sie Leserecht besitzt.
-  - Die Antwort oder das bewusste Beenden der Rückfrage löst das Warten. Frage und Antwort bleiben im Prozessverlauf.
-===== Einen externen Ansprechpartner fragen =====
+Verwende **Aufgabe / Rückfrage hinzufügen**, delegiere den Auftrag an eine aktive Person und kennzeichne ihn bei Bedarf als Rückfrage. Antwort, Frist, Schätzung und Erledigung bleiben am Auftrag. Die genaue Bedienung steht unter [[pep4work:aufgaben|Aufgaben und interne Rückfragen]].
-  - Öffne **Rückmeldung extern**. Wähle einen Ansprechpartner oder trage Name und E-Mail-Adresse ein.
+===== Externe Rückmeldung anfordern =====
-  - Prüfe den angezeigten Empfänger. Eine ausdrücklich eingetragene E-Mail-Adresse hat Vorrang vor der Adresse des gewählten Kontakts.
-  - Schreibe Betreff oder Nachricht und entscheide, ob du **Auf Antwort warten** aktivierst. Die anfängliche Frist beträgt dann drei Werktage.
-  - Prüfe nach dem Versand den gespeicherten Versandstatus im Verlauf. Eine Annahme durch den Mailtransport bestätigt noch keine Zustellung.
-Antwortet der Kunde mit der eindeutigen Prozessnummer im Betreff, kann die Mail dem Prozess zugeordnet werden. Nur die zusätzlich gültige Kennung der konkreten Rückfrage beendet deren Warten automatisch. Andernfalls erfasst du die erhaltene Rückmeldung am offenen Schritt oder beendest die Rückfrage bewusst. Eine zugeordnete neue Mail wird dem Zuständigen als **Neue Nachricht empfangen** angezeigt.
+  - Öffne als zuständige Person **Rückmeldung extern** im aktiven Prozess.
+  - Wähle einen vorhandenen Ansprechpartner des Kunden oder verwende freie Empfängerangaben.
+  - Prüfe die Empfängeradresse. Eine eingetragene **E-Mail-Adresse** überschreibt für diesen Versand die Adresse des gewählten Ansprechpartners.
+  - Gib Betreff und/oder **Nachricht an den Kunden** ein; mindestens eine der beiden Angaben ist erforderlich.
+  - Ergänze bei Bedarf eine **Antwortfrist**. Entscheide separat über **Prozess bis zur Rückmeldung pausieren**.
+  - Wähle **E-Mail senden und Rückmeldung anlegen** und prüfe den Versandhinweis.
-**Werktage** sind Montag bis Freitag; Feiertage werden bei den Standardfristen nicht berücksichtigt.
+Die Nachricht verwendet die zentrale Absenderadresse. Die Rückmeldung enthält einen Bezug zum Prozess und zum konkreten Rückmeldungsschritt. Wenn du den Prozess pausierst, ist eine zukünftige Antwortfrist erforderlich. Ohne Pause darf die Rückmeldung ohne Frist bestehen.
-**Stand:** 25.09.2026 · lokal 0.1.80. Echter Versand und Antwortzuordnung wurden im Testsystem vom Nutzer bestätigt; produktive Bereitstellung und vollständige Browserprüfung dieser Fassung stehen aus.
+Eine Eingabe im Empfängerfeld ist kein automatisches Ändern des Ansprechpartnerstamms. Versandannahme und Zustellung sind getrennt; im Testmodus kann der Versand simuliert sein.
+===== Wie eine Mailantwort wirkt =====
+Eine neu importierte zentrale Mail mit eindeutigem Prozessbezug wird dem Prozess zugeordnet. Mit gültigem Bezug auf die offene externe Rückmeldung wird genau diese Rückmeldung als beantwortet geführt und ihre Blockade aufgehoben. Ohne gültigen Einzelbezug entsteht neuer Prozessinhalt; die offene Rückmeldung ist damit nicht automatisch erledigt.
+Bei manueller Behandlung nutze die beim konkreten Rückmeldungsschritt angebotene Antwort- beziehungsweise Beendigungsaktion. Eine andere Pause oder Aufgabe wird dabei nicht mitbeendet. Nach Fristüberschreitung bleibt eine unbeantwortete Rückmeldung offen und erfordert Aufmerksamkeit.
+===== Bestätigung eines gespeicherten Schritts =====
+Unter **Externe Kommunikation → Bestätigung anfordern** kann ein dafür geeigneter Prozessschritt bestätigt werden. Speichere seine Änderungen vorher. Bestätigt wird der gespeicherte Text zum Zeitpunkt der Anfrage, **ohne Anhänge**. Eine neue Anfrage beendet eine noch offene Anfrage für denselben Schritt.
+^ Weg ^ Ablauf und Gültigkeit ^
+| Vor Ort per QR-Code | Mit **QR-Code erstellen** erzeugst du einen Link für zehn Minuten. Die Person öffnet ihn auf dem Handy, trägt ihren Namen ein und unterschreibt. |
+| Per E-Mail | Wähle die angebotene Empfängeradresse und fordere die Bestätigung an. Der Link gilt zwei Tage. Eine Unterschrift kann zusätzlich verlangt werden. |
+Der Link gilt für die konkrete Anfrage. Eine abgelaufene oder bereits erledigte Anfrage lässt sich nicht erneut bestätigen. Erzeuge bei Bedarf bewusst eine neue Anfrage. Eine spätere Textänderung verändert nicht den bereits angefragten Textstand.
+Eine Bestätigung ist weder eine Mailantwort auf eine Rückfrage noch die Erledigung einer Aufgabe oder der Abschluss eines Prozesses. Eine überfällige offene Bestätigung kann ein Aufmerksamkeitssignal erzeugen, pausiert den Prozess aber nicht wie eine ausdrücklich gesetzte Wartebedingung.
+**Stand:** 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.
 ===== Siehe auch =====
-  * [[pep4work:prozesse|Prozesse anlegen und organisieren]]
+  * [[pep4work:email|E-Mail-Zuordnung und Antworten]]
-  * [[pep4work:einstellungen|Postfächer und Benutzer verwalten]]
+  * [[pep4work:gueltigkeit_status|Gültigkeit und Fristen]]
+  * [[pep4work:schritte|Gespeicherte Einträge]]