Unterschiede

Hier werden die Unterschiede zwischen zwei Versionen der Seite angezeigt.

--- pep4work:einstellungen [2026/09/25 22:11] – pep4work-Anleitung Entwicklungsstand 0.1.80 codex
+++ pep4work:einstellungen [2026/10/06 13:37] (aktuell) – Bedienungsanleitung mit pep4work 0.1.186 abgeglichen (06.10.2026) codex
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-====== Postfächer und Benutzer verwalten ======
+====== Postfächer, Stammdaten und Benutzerverwaltung ======
-Diese Seite beschreibt Einstellungen des lokalen Entwicklungsstands. Einige Aktionen benötigen Administrationsrechte.
+Persönliche Einstellungen, fachliche Stammdaten und Administration sind getrennte Bereiche. Menüpunkte und Aktionen stehen nur mit den dafür notwendigen Rechten zur Verfügung.
 ===== Persönliches Postfach =====
   - Öffne im Benutzermenü **Einstellungen**.
-  - Hinterlege dein persönliches IMAP-Postfach mit den geforderten Server-, Benutzer- und Ordnerangaben.
+  - Hinterlege dein persönliches IMAP-Postfach mit Server-, Benutzer- und Ordnerangaben.
-  - Speichere die Einstellungen und prüfe anschließend im **Eingang** den Postfachstatus. Dort kannst du **Jetzt abrufen** wählen.
+  - Speichere und prüfe im **Eingang** den Postfachstatus.
+  - Verwende die angebotene Abrufaktion, beispielsweise **Jetzt abrufen**.
-Das persönliche Konto gehört nur dir. Das zentrale öffentliche Postfach ist davon getrennt. Seine Abrufaktion ist Administratoren vorbehalten. pep4work zeigt den letzten Abruf und gegebenenfalls eine bereinigte Fehlermeldung; aus einem erfolgreichen Abruf allein folgt noch keine fachliche Zuordnung einer Mail.
+Das persönliche Konto ist vom zentralen Postfach getrennt. Der zentrale Abruf läuft im eingerichteten Betrieb automatisch; seine Verwaltung und manuelle zentrale Abrufaktion sind administrativ geschützt. Der letzte Abruf und eine bereinigte Fehlermeldung helfen bei der Diagnose. Eine erfolgreiche Verbindung ist noch keine Kunden- oder Prozesszuordnung.
-===== Benutzer und Prozessarten verwalten =====
+Zugangsdaten gehören ausschließlich in die vorgesehenen Einstellungen. Trage sie nicht in Prozessnotizen, Wiki-Seiten oder Anhänge ein.
-Mit der Rolle für die Benutzeradministration findest du unter **Administration → Benutzer und Rollen** die Kontenverwaltung. Neue Konten werden zunächst deaktiviert angelegt und per Einladungslink aktiviert. Du kannst Rollen vergeben, Benutzer deaktivieren und für aktive Konten einen Link zur Passwort-Wiederherstellung versenden. Das eigene Administratorkonto kannst du nicht deaktivieren oder löschen.
+===== Kunden und Ansprechpartner =====
-Prozessarten und die dafür berechtigten Personen werden ebenfalls in der Benutzerverwaltung gepflegt. Bei der Prozessanlage zeigt die Zuständigenauswahl nur Personen, die für die gewählte Art freigeschaltet sind.
+Unter **Stammdaten** erreichst du die verfügbaren Kunden-, Ansprechpartner- und weiteren Stammdatenbereiche. pep4lic bleibt führend für synchronisierte PEP4-Kunden- und Installationsdaten. Nicht jede in pep4work angezeigte Information ist deshalb dort frei änderbar.
-===== Wenn ein Versand nicht ankommt =====
+Ein frei erfasster Kundenname oder Ansprechpartner ist zunächst eine Angabe am Eintrag beziehungsweise Prozess. Erst die ausdrückliche Anlage- oder Übernahmeentscheidung erzeugt oder aktualisiert ein Stammdatum. Telefon und E-Mail können für den konkreten Zusammenhang abweichen, ohne dass der Stamm geändert wird.
-Prüfe in einer externen Rückfrage den gespeicherten Versandstatus. **Für den Versand angenommen** bedeutet, dass der konfigurierte Transport die Nachricht angenommen hat; die Zustellung beim Empfänger ist damit nicht bestätigt. In einer lokalen Testkonfiguration kann Mailversand ausdrücklich simuliert sein.
+===== Benutzer und Rollen =====
-**Stand:** 25.09.2026 · lokal 0.1.80; Produktionskonfiguration und Bereitstellung nicht geprüft. Zugangsdaten gehören nicht in Wiki-Seiten oder Prozessnotizen.
+Mit der passenden Administrationsrolle öffnest du **Admin → Benutzer und Rollen**. Ein neues Konto braucht Anzeigename, eindeutigen Benutzernamen, gültige E-Mail-Adresse und mindestens eine Rolle. Es wird zunächst deaktiviert angelegt und durch den Einladungslink aktiviert.
+Für aktivierte Konten kannst du die vorgesehene Passwort-Wiederherstellung anfordern. Ein Benutzer lässt sich im getrennten Benutzerstatus deaktivieren und reaktivieren. Deaktivierung beendet die Sitzungen und offenen Aktivierungs-/Wiederherstellungslinks. Das eigene Administratorkonto darf nicht deaktiviert, gelöscht oder seiner notwendigen Administrationsrolle beraubt werden.
+Löschen ist erst nach Deaktivierung vorgesehen. Wegen erhaltener Arbeits- und Ereignishistorien wird das Konto dabei anonymisiert; technische Referenzen bleiben erhalten. Das ist kein Löschen sämtlicher von dieser Person erzeugten Prozessinhalte.
+===== Prozessarten und Gruppen =====
+Die Benutzerverwaltung pflegt auch Freischaltungen für Prozessarten und die entsprechenden Gruppenbezüge. Die Zuständigenauswahl berücksichtigt aktive Konten und Prozessart. Eine allgemein lesbare Prozessart ist nicht mit einer allgemeinen Zuständigkeitsfreigabe für jede Person gleichzusetzen.
+Bei gruppengebundenen Prozessen müssen handelnde und zuständige Personen die notwendigen Gruppenrechte besitzen. Erforderliche Mitgliedschaften laufender Zuständigkeiten werden geschützt. Wenn eine Person in der Auswahl fehlt, prüfe Aktivität, Artfreischaltung und Gruppe.
+===== Mail- und KI-Verwaltung =====
+Die Administration enthält je nach Rechten Bereiche wie **Postfach**, **pep4lic**, **KI-Nutzung** und **Systemstatus**. Prüfe dort die angebotenen Status- und Fehlermeldungen. Ein Versandstatus bestätigt nur den beschriebenen Transportzustand. **Für den Versand angenommen** ist kein Zustellnachweis.
+Die KI-Funktion wird ausdrücklich aus dem jeweiligen Inhalt aufgerufen und benötigt eine eingerichtete Anbindung. **KI-Nutzung** macht die protokollierte Nutzung zugänglich; sie ersetzt nicht die fachliche Prüfung eines vorgeschlagenen Texts. Konkrete Zugangsdaten und Schlüssel werden nicht in dieser Anleitung dokumentiert.
+**Stand:** 06.10.2026 · pep4work 0.1.186.
 ===== Siehe auch =====
-  * [[pep4work:eingang|Eingänge und E-Mails bearbeiten]]
+  * [[pep4work:anmeldung|Zugang und Navigation]]
-  * [[pep4work:rueckmeldungen|Pausen und Rückmeldungen bearbeiten]]
+  * [[pep4work:email|E-Mail-Abruf und Versand]]
+  * [[pep4work:sichtbarkeit_uebergabe|Sichtbarkeit und Zuständigkeit]]